El reto
Cada mes llegaban cientos de documentos de proveedores y clientes —facturas, órdenes de compra, guías y contratos— en PDF, fotos o escaneos con formatos distintos.
Un equipo los digitaba a mano en el ERP. Era lento, generaba errores en montos, fechas y números de documento, y la información de los contratos (plazos, penalidades, renovaciones) no se podía consultar sin abrir cada archivo.
La solución
Implementamos un flujo que recibe los documentos, aplica OCR y usa modelos de lenguaje para extraer los campos clave en un esquema definido: proveedor, RUC, fechas, montos, impuestos, ítems y, en los contratos, partes, vigencia y condiciones.
Cada documento se valida automáticamente con reglas de negocio: formato del RUC, sumas de totales, fechas coherentes y coincidencia con órdenes de compra.
Los documentos que no superan las validaciones o tienen baja confianza pasan a una bandeja de revisión humana; el resto se carga directamente al ERP con trazabilidad al archivo original.
Resultados
- Menos digitación manual y menos errores de captura.
- Datos de facturas y contratos consultables y listos para análisis.
- Trazabilidad completa de cada dato a su documento de origen.
- El equipo se enfoca en revisar excepciones, no en copiar información.